PROCESSO: a palavra PROCESSO deriva do latim
procedere, verbo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere) e é
um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum.
Pode ter os
mais variados propósitos: criar, inventar, projetar, transformar, produzir,
controlar, manter e usar produtos ou sistemas.
Todas as empresas, das mais simples às mais complexas,
têm os seus processos.
Elas compram, vendem, armazenam, enfim, praticam todas
as atividades necessárias ao seu funcionamento através de processos; sejam eles
intuitivos, frutos da experiência, ou ainda de sofisticados sistemas.
Sem os seus processos as empresas simplesmente não
conseguem funcionar.
A questão é saber se esses processos, utilizados por
todas essas empresas, respondem às seguintes questões fundamentais:
- O quê – Qual atividade o processo pretende atingir, qual o seu objetivo?
- Como – De que forma o processo vai se desenvolver, quais ações precisam ser executadas?
- Quem – Quem são os responsáveis pelas atividades previstas no processo, quem vai executar cada uma das ações descritas no processo?
- Controle – Quais são os pontos de controle que irão garantir que o processo vai se desenvolver da forma prevista?Como ter certeza que as pessoas estão cumprindo com as suas obrigações?
Sem resposta às questões acima os processos conseguem até fazer as empresas funcionarem, porém as perdas de produtividade, desvios, retrabalho, prejuízos, entre outros problemas, comprometem de forma inevitável sua saúde financeira.
Assim, para a correção de problemas que possam estar
prejudicando o perfeito funcionamento dos processos utilizados em uma empresa,
algumas ações devem sem implementadas:
Primeiramente devem ser identificados quais processos
estão trazendo maiores problemas ao funcionamento da empresa.Por eles devem ser
iniciados os trabalhos de sistematização.
Normalmente os processos mais utilizados pelas
empresas e, por consequência, que merecem maiores atenções são:
• COMPRAR;RECEBER; REGISTRAR; ESTOCAR - AS
MERCADORIAS.
• CONTROLAR O ESTOQUE.
• TRANSFERIR AS MERCADORIAS PARA OS
PONTOS DE VENDA (LOJAS).
• FABRICAR PRODUTOS.
• VENDER MERCADORIAS E SERVIÇOS.
• RECEBER OS VALORES DAS VENDAS DE
MERCADORIAS E SERVIÇOS.
• PAGAR AS MERCADORIAS COMPRADAS.
• COBRAR.
• ASSISTIR O CLIENTE - PÓS-VENDA.
Em seguida deve ser identificada a forma pela
qual a empresa vem realizando atualmente esses processos.
É importante que se procure introduzir o mínimo
possível de alterações nos processos que vêm sendo utilizados pela empresa, de
modo a não acrescentar custos desnecessários e facilitar o entendimento e o
aprendizado pelos funcionários encarregados da sua execução.
Identificado o processo (O quê?), o seu modo atual de realização e as
modificações necessárias (Como?), deve-se buscar as respostas para as questões
seguintes: –quais os responsáveis pela execução das
tarefas previstas (Quem?) e como garantir a sua execução (Controle?).
Concluído esse trabalho, o processo deve ser redigido de forma clara,
objetiva e de fácil entendimento;e discutido e transmitido aos funcionários que
tenham alguma relação com os procedimentos a serem executados.
Os funcionários envolvidos devem ser
treinados e capacitados nas diversas atividades das quais participam no
processo, pois os processos são
comportamentos de pessoas e novos processos significam novos comportamentos.
Finalmente, após a sua implantação, o processo deve ser acompanhado de
modo a garantir a sua perfeita execução e, se necessário, promover as
alterações que venham contribuir para o seu aprimoramento.
Não podemos esquecer, também, que
processos devem estar sujeitos à Melhoria Contínua, precisamos estar sempre
observando novas formas de fazer as coisas, como podemos fazê-las melhor,para
que assim nos tornemos mais competitivos.
Como disse antes: processos são comportamentos de
pessoas e novos processos significam novos comportamentos; então, acompanhe seus
colaboradores em cada um deles, evitando que antigos hábitos retornem e todo o
trabalho seja em vão.
José Ferreira Agostinho Neto
–
Consultor Sênior
PROSPER
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